Termenul „gestionarea timpului” este, de fapt, o denumire greșită. Nu poți gestiona timpul; poți doar să gestionezi evenimentele din viața ta în raport cu timpul. De multe ori îți dorești să ai mai mult timp, dar ai la dispoziție doar 24 de ore, 1.440 de minute sau 86.400 de secunde în fiecare zi. Modul în care folosești acest timp depinde de abilități care se învață prin autoanaliză, planificare, evaluare și autocontrol. Deși nu putem controla timpul în sine, putem controla gestionarea timpului nostru personal prin planificare, autoanaliză și prioritizare.
Asemenea banilor, timpul este atât valoros, cât și limitat. Trebuie protejat, folosit cu înțelepciune și „bugetat”. Găsirea unei strategii de gestionare a timpului care să funcționeze pentru tine depinde de personalitatea ta, capacitatea de automotivare și nivelul de autodisciplină. Încorporând unele sau toate cele zece strategii de mai jos, vei putea să îți gestionezi timpul mai eficient.
Persoanele care practică tehnici eficiente de gestionare a timpului observă adesea că:
- Sunt mai productive
- Au mai multă energie pentru lucrurile pe care trebuie să le facă
- Resimt mai puțin stres
- Au mai mult timp liber pentru ce își doresc
- Finalizează mai multe sarcini
- Se raportează mai pozitiv la ceilalți
- Se simt mai bine cu ele însele
(Dodd și Subdheim, 2005)
1. Studiază cum îți folosești timpul
Un jurnal al timpului este un instrument util pentru a înțelege cum îți folosești timpul. Notează ce faci la fiecare 15 minute, timp de o săptămână sau două. Apoi analizează rezultatele. Evaluarea acestor aspecte îți va oferi o imagine clară asupra modului în care îți folosești timpul și te va ajuta să îmbunătățești gestionarea timpului personal.
- Ai reușit să faci tot ce aveai nevoie?
- Care sarcini îți consumă cel mai mult timp?
- În ce moment al zilei ești cel mai productiv?
- Unde se duce cea mai mare parte din timpul tău? (de exemplu: muncă, familie, activități personale, recreere)
Identificarea sarcinilor care îți consumă cel mai mult timp și evaluarea dacă îți investești timpul în activitățile cele mai importante te pot ajuta să decizi ce trebuie schimbat.
O înțelegere clară a timpului necesar pentru sarcinile de rutină te ajută să fii mai realist în planificare și să estimezi mai bine cât timp îți rămâne pentru alte activități. Există multe aplicații care te pot ajuta să-ți monitorizezi timpul, așa cum este menționat în Strategia 3.
2. Stabilește priorități
Pentru a-ți gestiona eficient timpul, este esențial să faci diferența între ceea ce este important și ceea ce este urgent (MacKenzie, 1990). Specialiștii sunt de acord că cele mai importante sarcini nu sunt, de regulă, și cele mai urgente. Totuși, avem tendința să lăsăm sarcinile urgente să ne acapareze viața.
Covey, Merrill și Merrill (1994) au împărțit activitățile în patru cadrane în cadrul Matricei de gestionare a timpului:
- urgente
- neurgente
- importante
- neimportante
Deși activitățile care sunt și urgente, și importante trebuie făcute imediat, Covey și colegii săi recomandă să petrecem mai puțin timp cu activitățile neimportante (indiferent dacă sunt sau nu urgente), pentru a face loc celor importante, dar neurgente.
Concentrarea pe aceste activități importante (dar neurgente) îți oferă un mai mare control asupra timpului și poate reduce numărul sarcinilor importante care ajung să devină urgente.
| Urgent | Non-Urgent | |
| Important | Realizează aceste sarcini cât mai curând posibil. Exemple: Trimite cererea de angajare până la ora 17:00. Ridică copilul bolnav de la școală. Sună instalatorul să repare toaleta care picură. | Amână aceste sarcini până când toate sarcinile urgente și importante au fost finalizate. Exemple: Programează o consultație la dentist. Răspunde la e-mailul unui coleg despre un eveniment viitor. Planifică reuniunea familiei. |
| Neimportant | Deleagă aceste sarcini persoanelor potrivite care le pot gestiona. Exemple: Ajută-ți fiul cu temele. Smulge buruienile din grădină. Pregătește cina pentru familie. | Șterge aceste sarcini – ele sunt adesea pierderi de timp. Exemple: Răspunde la comentariile de pe rețelele sociale. Cumpărături online. Termină de vizionat un serial TV. |
Crearea unei liste de „to do” (de făcut) este o metodă simplă de a-ți stabili prioritățile. Dacă ai nevoie de o listă zilnică, săptămânală sau lunară depinde de stilul tău de viață. Fii atent să nu lași crearea listei să scape de sub control. Notează sarcini realizabile, nu obiective mari sau planuri cu mai mulți pași. Ordinează elementele de pe lista ta „to do” în funcție de prioritate (atât importante, cât și urgente). Poți alege să grupezi elementele în categorii precum prioritate mare, prioritate medie sau prioritate scăzută; să le numerotezi în ordinea priorității; sau să folosești un sistem de codare pe culori. Scopul nu este să bifezi cele mai multe sarcini, ci să finalizezi pe cele cu cea mai mare prioritate (MacKenzie, 1990). O listă „to do” prioritizată îți permite să stabilești limite și să spui „nu” activităților care pot fi interesante sau îți pot aduce un sentiment de împlinire, dar care nu se potrivesc cu prioritățile tale fundamentale.
3. Folosește un instrument de planificare
Experții în gestionarea timpului recomandă folosirea unui instrument personal de planificare pentru a-ți crește productivitatea. Aceste instrumente pot fi: agende, calendare, aplicații de telefon, tabele de perete, carduri index, agende de buzunar sau caiete. Notarea sarcinilor, programelor și lucrurilor de reținut îți eliberează mintea, permițându-ți să te concentrezi pe priorități. Cei care învață mai bine auditiv pot prefera să-și dicteze gândurile. Cheia este să găsești un singur instrument de planificare care să ți se potrivească și să-l folosești consecvent.
Când folosești un instrument de planificare:
- Înregistrează întotdeauna informațiile direct în instrumentul folosit. Să notezi în altă parte și să le transferi mai târziu e ineficient și consumă timp suplimentar.
- Revizuiește-ți instrumentul zilnic.
- Păstrează în instrument o listă cu prioritățile tale și consult-o frecvent.
- Sincronizează instrumentele de planificare dacă folosești mai multe: asigură-te că telefonul, calculatorul și planificatorul pe hârtie au aceleași informații.
- Păstrează un sistem de backup pentru date.
Aplicațiile de telefon pot fi instrumente excelente de planificare. Ele se încadrează de regulă în una din următoarele categorii:
- Time Trackers (Monitorizare timp) – Te ajută să conștientizezi cum îți petreci timpul.
- Time Savers (Economisire timp) – Îți cresc productivitatea și te ajută să renunți la obiceiurile care consumă timp inutil.
- Task Managers (Gestionare sarcini) – Te ajută să prioritizezi și să organizezi sarcinile pentru o gestionare mai bună a timpului.
- Habit Developers (Dezvoltare obiceiuri) – Creează obiceiuri sănătoase care să susțină gestionarea eficientă a timpului.
4. Fii organizat în gestionarea timpului
Dezorganizarea duce la o gestionare slabă a timpului. Cercetările au arătat că dezordinea are un impact negativ puternic asupra stării de bine percepute (Roster, 2016). Pentru a-ți îmbunătăți gestionarea timpului, organizează-te.
Amenajează trei cutii (sau colțuri într-o cameră) etichetate „Păstrează”, „Dă mai departe” și „Aruncă”. Sortează obiectele în aceste cutii. Aruncă obiectele din cutia „Aruncă”. În cutia „Dă mai departe” pot intra obiecte pe care vrei să le vinzi, donezi sau arunci ulterior.
Următorul pas este să îmbunătățești timpul pe care îl petreci procesând informațiile. De exemplu, sarcini precum verificarea e-mailurilor pot consuma întreaga zi. Pentru a reduce timpul pierdut, implementează un sistem de organizare a e-mailurilor care să-ți permită să gestionezi informațiile din fiecare mesaj cât mai eficient. Folosește foldere, marcaje sau un sistem de coduri de culoare pentru a ține evidența și a ști exact ce are nevoie de atenție.
5. Programează-ți timpul corespunzător
Programarea nu înseamnă doar să notezi ce trebuie făcut (de exemplu, întâlniri și programări). Asigură-te că incluzi și timp pentru lucrurile pe care vrei să le faci. O programare eficientă presupune să te cunoști pe tine însuți. Jurnalul tău de timp ar trebui să te ajute să identifici momentele în care ești cel mai productiv și alert. Planifică sarcinile cele mai dificile pentru perioadele în care ai cea mai multă energie. Blochează întâi timpul pentru activitățile cu prioritate mare și protejează-l de întreruperi.
Programează sarcini mici, cum ar fi redactarea unui e-mail, realizarea listei de cumpărături, cititul, urmărirea de webinarii sau ascultarea de podcasturi în timpul deplasărilor lungi sau când aștepți un apel sau o programare. Profită de aceste momente care altfel s-ar pierde. Evită activitățile neproductive, precum jocurile sau scroll-ul pe rețelele sociale.
Limitează timpul programat la aproximativ trei sferturi din zi pentru a-ți lăsa spațiu pentru activități creative, cum ar fi planificarea, visarea și gândirea.
6. Deleagă: Cere ajutor de la alții
Delegarea înseamnă să atribui responsabilitatea unei sarcini altei persoane, eliberându-ți astfel timpul pentru activitățile care necesită expertiza ta. Identifică sarcinile pe care le pot face și alții și alege persoana potrivită pentru a le îndeplini. Selectează pe cineva cu abilitățile, experiența, interesul și autoritatea necesare pentru realizarea sarcinii.
Fii specific: definește clar sarcina și așteptările tale, dar oferă persoanei puțină libertate pentru a-și personaliza modul de lucru. Verifică periodic progresul și oferă sprijin dacă este nevoie, având grijă să nu preiei responsabilitatea. În cele din urmă, recompensează persoana pentru munca bine făcută sau fă sugestii de îmbunătățire, dacă este cazul (Dodd și Sundheim, 2005).
O altă metodă de a primi ajutor este să „cumperi” timp prin achiziționarea de bunuri sau servicii care îți economisesc timp. De exemplu, să plătești pe cineva să-ți tundă iarba sau să-ți curețe casa, sau să te alături unui carpool pentru activitățile extracurriculare ale copiilor, îți eliberează timp pentru alte activități. Economiile de timp rezultate din angajarea cuiva pentru proiecte specializate merită adesea costul.
7. Nu mai procastina!
Oamenii amână sarcinile din diverse motive. Poate că sarcina pare copleșitoare sau neplăcută. Pentru a opri procrastinarea, încearcă să „mănânci broasca cea mare primul”. Un citat atribuit adesea lui Mark Twain spune: „Dacă ți-e treaba să mănânci o broască astăzi, cel mai bine este să o faci prima dată dimineața. Și dacă trebuie să mănânci două broaște, cel mai bine este să mănânci mai întâi broasca cea mare.” Sarcinile neplăcute pe care le amânăm sunt „broaștele mari”. Începe ziua cu aceste sarcini pentru a le elimina din lista ta.
O altă opțiune este să „facilitezi” sarcinile prin împărțirea lor în segmente mai mici, să finalizezi sarcinile pregătitoare și, în cele din urmă, să termini sarcina mare de care te ocupi. Indiferent dacă alegi metoda „broasca mare întâi” sau pe cea a „bilei de zăpadă”, încearcă să-ți creezi un sistem de recompense pentru sarcinile finalizate, pentru a rămâne motivat.
8. Gestionează activitățile care consumă timp inutil
Reducerea sau eliminarea timpului petrecut în aceste activități se poate realiza prin aplicarea unor sfaturi simple.
Dispozitive portabile
- Profită de funcțiile de voce-text, cum ar fi transcrierea mesajelor vocale sau pentru a face notițe ori a redacta e-mailuri și mesaje text în timp ce ești în mișcare.
- Evită conversațiile de complezență. Rămâi concentrat.
- Ia imediat măsurile necesare după un apel.
- Impune limite de timp pentru folosirea ecranului și monitorizează-ți în mod regulat bunăstarea digitală (vezi Strategia 10).
- Programează pauze de la utilizarea dispozitivelor.
- Alocă un interval de timp special pentru a citi și răspunde la e-mailuri, dar nu lăsa să se acumuleze atât de mult încât să devină copleșitor de gestionat.
- Dezactivează notificările pentru e-mail.
- Gestionează fiecare mesaj o singură dată, dacă este posibil.
- Șterge imediat sau dezabonează-te de la e-mailurile nedorite (spam).
- Menține agendele de contacte actualizate și organizate.
- Folosește scurtăturile integrate pentru a sorta e-mailurile.
Vizitatori neanunțați
- Programează timp pentru vizitele față în față.
- Informează vizitatorii despre limitele tale de timp și oferă politicos să reprogramați.
- Stabiliți un timp limită agreat de comun acord pentru vizită.
- Când cineva vine la ușă, ridică-te în picioare și desfășoară întâlnirea în picioare pentru a o menține scurtă.
Întâlniri față în față și virtuale
- Cunoaște scopul întâlnirii dinainte.
- Vino mai devreme.
- Începe și încheie întâlnirea la timp.
- Pregătește o agendă și respect-o. Folosește o agendă cu timp alocat, dacă este necesar.
- Nu programa întâlniri decât dacă sunt necesare și au un scop sau o agendă clară.
- Folosește software de înregistrare sau desemnează o persoană care să ia notițe.
Obligații familiale
- Folosește și sincronizează calendare virtuale pentru a facilita comunicarea între membrii ocupați ai familiei.
- Fă fiecare membru responsabil să consulte calendarul principal pentru eventuale conflicte.
- Creează o zonă centrală sau o aplicație convenită pentru postarea comunicărilor, cum ar fi mementouri de programări, anunțuri și mesaje.
9. Evită multitasking-ul
Studii psihologice au arătat că multitasking-ul nu economisește timp. De fapt, adesea este exact invers. Pierzi timp atunci când treci de la o sarcină la alta, ceea ce duce la scăderea productivității (Rubinstein, Meyer și Evans, 2001). Practicarea frecventă a multitasking-ului poate provoca dificultăți în concentrare și menținerea atenției. Fă tot posibilul să te concentrezi pe o singură sarcină la un moment dat, păstrând spațiul de lucru curat de distrageri, inclusiv dezactivând notificările de pe dispozitive, și alocă timp dedicat pentru sarcini specifice.
10. Menține-te sănătos!
Grija și atenția pe care ți le acorzi sunt o investiție importantă de timp. Programarea timpului pentru relaxare sau pentru a nu face nimic te ajută să te reîncarci fizic și mental, permițându-ți să îndeplinești sarcinile mai repede și mai ușor. Asigură-te că monitorizezi timpul petrecut în fața ecranului ca parte a bunăstării tale digitale, stabilind limite pentru a-ți menține sănătatea. Un studiu realizat de Google a arătat că patru din cinci participanți care au luat măsuri pentru a-și îmbunătăți bunăstarea digitală cred că și bunăstarea lor generală a fost influențată pozitiv (Google, 2019). Pentru a-ți îmbunătăți bunăstarea digitală, setează limite de timp sau folosește software integrat pe dispozitivele electronice, precum telefoane și tablete, care să te ajute să-ți menții sănătatea digitală. Filtrele pentru lumina albastră și modul de afișare în tonuri de gri pot contribui, de asemenea, la îmbunătățirea bunăstării digitale. Stabilește un moment în fiecare seară pentru a opri toate dispozitivele digitale, oferindu-ți astfel minții timp să se relaxeze; acest lucru poate contribui și la un program de somn mai bun.
Din păcate, o proastă gestionare a timpului și un timp excesiv petrecut în fața ecranului pot conduce la oboseală, iritabilitate și o frecvență mai mare a îmbolnăvirilor. Pentru a reduce stresul, răsplătește-te pentru reușitele în gestionarea timpului. Acordă-ți timp să recunoști faptul că ai dus la bun sfârșit o sarcină sau o provocare importantă înainte de a trece la următoarea activitate.
Concluzie
Indiferent de strategiile pentru gestionarea timpului pe care le folosești, acordă-ți timp să evaluezi cât de bine au funcționat pentru tine. Ai un echilibru sănătos între viața profesională și cea personală? Îndeplinești sarcinile care sunt cele mai importante pentru tine? Îți investești suficient timp în propria ta stare de bine? Dacă răspunsul este „nu” la oricare dintre aceste întrebări, atunci reevaluează-ți strategiile de gestionare a timpului și treci la unele care funcționează mai bine pentru tine. O gestionare eficientă a timpului duce la o fericire personală mai mare, mai multe realizări acasă și la locul de muncă și un viitor mai satisfăcător.
Resurse eficiente pentru gestionarea timpului
Dacă vrei să aprofundezi și mai mult subiectul despre gestionarea timpului, îți recomandăm câteva articole utile de la experți în productivitate și leadership. Aceste surse externe oferă instrumente practice, exemple concrete și metode testate pentru a-ți eficientiza modul în care îți planifici activitățile zilnice:
- Get Organized With To-Do Lists – MindTools
Un ghid esențial despre cum să creezi și să menții liste „to do” eficiente, cu sfaturi clare pentru evitarea haosului. - 20 Time Management Hacks I Wish I’d Known Earlier – LifeHack
20 de trucuri și recomandări pentru a-ți organiza mai bine timpul și a scăpa de obiceiurile care îți consumă energia. - This Genius Process for Prioritizing Reduces Stress – Entrepreneur
Descoperă Matricea Eisenhower și învață cum să prioritizezi eficient, reducând stresul și maximizând rezultatele.